De vier concentratie-lekken en hoe je ze kunt dichten

Ik hoor veel mensen die last hebben van slechte concentratie. Vaak wordt de oorzaak extern neergelegd. Prikkels van social media, thuiswerken of juist prikkels op kantoor; het komt allemaal voorbij. Eerder deze week heb ik daarom Focus AAN/UIT van Mark Tigchelaar aangeraden. In dit boek leer je hoe je actief aan de slag kan om jouw concentratie-lekken te dichten. Het gaat in ons drukke, complexe bestaan, waarin alles snel verandert, om focus management.

Het brein

Het brein ontvangt constant een mega hoeveelheid aan prikkels. Onze hersenen maken in ons onderbewuste constant de afweging of de prikkel belangrijker is dan de taak die je aan het uitvoeren bent. Is de prikkel belangrijker? BAM, je wordt onderbroken in je activiteit.

Loopt dit proces wel lekker en worden de prikkels herhaaldelijk onbelangrijk gevonden, ontstaat er een ‘flow’. Het werken loopt gemakkelijk en het lijkt je minder inspanning te kosten. Maar…deze flow is er niet meteen. Je hebt opstarttijd nodig. Daarom: ‘Als je wisselt, ben je af’.

‘Als je wisselt, ben je af’

Het lijkt onschuldig, even die vraag van je collega beantwoorden of even op je telefoon te kijken, maar wat doet het brein? Iedere keer blijft een deel bezig met waar we mee bezig waren. Logisch, want je wilt niet vergeten waar je bezig was. Hierdoor daalt tijdelijk ons IQ en kost het meer moeite om verder te werken. Als gevolg werken de hersenen trager en heb je meer tijd nodig om weer volledig in de flow te komen.

“De essentie van focus is het aantal wisselingen van aandacht te minimaliseren. Met Meer productiviteit en minder stress als resultaat.”

In het boek Focus AAN / UIT worden 4 verschillende concentratie-lekken benoemd:

• Te weinig prikkels
• Te veel interne prikkels
• Te weinig brandstof
• Te veel externe prikkels

Te weinig prikkels

Is een taak te eenvoudig, gaat het te langzaam, is het te saai? Dan vervelen onze hersenen zich en gaan ze vanzelf op zoek naar extra prikkels. Gevolg: we laten ons afleiden of we dwalen af.

Tip: ons denkbrein wil altijd 100 % belast zijn (slimme mensen zijn nu in het nadeel 😞). Vul daarom de leegte door de taak uitdagender te maken. Bijvoorbeeld:

• Sneller praten of lezen
• Nutteloze’ tekeningetjes maken
• Lopen tijdens het bellen
• Naar bekende muziek luisteren.

Te veel interne prikkels

We LATEN onszelf afleiden. Halverwege de taak heb je behoefte om iets anders te doen. Of er schiet je iets te binnen van een ander project en daar ga je. Weg focus!

Tip: minimaliseer je taakwisselingen, maar let op ‘ontwenningsverschijnselen’ 🤨. We zijn zo ontzettend gewend aan al die opkomende prikkels, dat het een soort van verslaving is! Daarom kun je je in het begin onrustig voelen, maar het werkt. Taakwisselingen kun je verkleinen door taken te bundelen, bijvoorbeeld:

• Alle schrijftaken in de ochtend, beltaken in de middag.
• Themadagen inlassen (alle afspraken op één dag).
• Projecten ná elkaar, niet naast elkaar.

“Focus AAN betekent het gaspedaal intrappen. Focus UIT betekent ontspannen, net zo belangrijk!”

Te weinig brandstof

Als we moe zijn, kunnen kleine prikkels je al uit je flow halen.
De kwaliteit en output van ons werk hangen voor een groot deel af van focus. Als vermoeidheid toeneemt, neemt concentratie af. We kunnen ons over onze vermoeidheid heen zetten. Alleen de energieprijs voor deze inspanning is hoog. Daarna hebben we extra herstel nodig.

Tip: ga tijdig aan de laadpaal.

• Bij simpele bulktaken, bijvoorbeeld een reeks e-mails wegwerken, is een goed ritme: 25 minuten werken, 5 minuten pauze.
• Complexe taken: 90 minuten werken, 20 minuten pauze.
• Hoe houd je pauze? Afdwalen, uit het raam kijken, ontspannen bewegen, tijdens ‘dode’ momenten ‘niksen’! En: VOLDOENDE SLAPEN!

Te veel externe prikkels

Telefoon, e-mails, collega’s. Meestal noemen we dit het eerst als bron van afleiding (de kantoortuin), maar volgens Focus AAN/UIT is dit de laatste van de 4. Je eigen hoofd op orde krijgen, daar begint het mee!

Een mooi schema in het boek is het focuskwadrant. Het komt erop neer dat bij simpele taken veel onderbrekingen gewenst zijn en bij complexe taken weinig onderbrekingen. Het uitstellen van complexe werktaken kan veroorzaakt worden door een gebrek aan momenten waarop we ongestoord kunnen werken.

Tips om ongestoord te werken aan complexe taken:

• Gebruik een signaal (rood = ik wil niet gestoord worden)
• Maak afspraken met jezelf in je agenda
• Thuiswerken
• Spreekuren instellen

En hoe ga je dan om met de prikkels die echt van buitenaf komen? De prikkels van een kantoortuin zijn hier een goed voorbeeld van. Bij complexe taken hebben we inderdaad ‘last’ van de kantoortuin, simpel omdat de prikkels een deel van de ruimte in je brein innemen. Alleen hoeveel last we hebben van externe afleiders, heeft te maken met hoe we ons denkbrein gebruiken. Dus pas bovenstaande tips toe. Dit helpt bij het werken in de kantoortuin.

Tegelijkertijd….je werkt met elkaar. Met elkaar kun je zeker ook dingen doen en regelen om de belasting van de omgeving te verlagen. Overleg samen.

Zelf aan de slag!

Natuurlijk is het boek diepgaander dan deze blog. Daarom tot slot mijn tip: lees het boek en ga stap voor stap aan het werk om meer focus te krijgen. Of heb jij je al volledig overgegeven aan de prikkels? Dan gaan we samen op zoek naar een oplossing. En denk er ook aan jouw focus op tijd UIT te zetten.