Vijf manieren om uitval door stress/burn-out klachten te voorkomen

In Nederland kampt 1 op de 7 inwoners met burn-out klachten, ook jongeren. Het gaat om ongeveer 1,5 miljoen mensen. Bij uitval is de kans groot dat medewerkers langdurig ziek zijn. De gemiddelde ziekteperiode duurt 6 tot 9 maanden! Het gaat dus ook om enorme bedrijfskosten, maar dat niet alleen. Het werk moet worden opgevangen, uitgesteld, anders georganiseerd etc. En dat in een krappe arbeidsmarkt en in organisaties die al te maken hebben met hoge werkdruk.

Wat misschien nog wel veel belangrijker is dan de organisatorische consequenties van een burn-out, zijn de gevolgen voor het welzijn van de medewerker in kwestie. Mensen krijgen last van diverse soorten klachten:

• Lichamelijke klachten
• Klachten in de cognitieve functies
• Klachten in stemming/emoties
• Gedragsveranderingen

In de kern gaat het om een langdurige onbalans tussen inspanningen/ actie en rust/ herstel. Daardoor is er een toenemend ‘hersteltekort’. De klachten gaan van kwaad tot erger: Overbelast 👉 vermoeid 👉 stressklachten 👉 overspannen 👉 burn-out. Het is primair een ‘hardwareprobleem’. Dat wil zeggen dat het lichaam letterlijk is ‘opgebrand’ bij een burn-out.

“Uitval voorkomen vanwege stress/ burn-out is een zorg en verantwoordelijkheid voor iedereen in een organisatie.”

Wat kan jij als leidinggevende of HR-medewerker doen om uitval te voorkomen?

Ik spreek veel mensen die verantwoordelijk zijn voor het welzijn van hun werknemers of collega’s. De vraag is vaak wat zij kunnen doen om deze klachten te voorkomen. Daarom in deze blog 5 concrete tips waarmee jij in jouw organisatie aan de slag kunt.

1. Kennis overdragen

Kennis overdragen aan medewerkers over de ‘schade’ die langdurende overbelasting kan aanrichten én met name over wat ze zelf kunnen doen om dit te voorkomen, is een eerste stap die jij kan zetten. De bewustwording hierover is noodzakelijk. Iedereen heeft een eigen verantwoordelijkheid om goed voor zichzelf te zorgen en heeft hier ook zelf invloed op. Alleen heel veel mensen weten niet wat dit betekent: ‘Goed voor jezelf zorgen.’ Voldoende slapen en op tijd rust nemen wordt vandaag de dag ‘saai’ gevonden. Een druk leven is normaal. Ook de ernst van de ‘schade’ van langdurige overbelasting wordt onderschat.

❗ Tip: Vraag een deskundige op dit terrein om aan medewerkers deze kennis over te dragen.

2. Check de cultuur en stel deze bij

Hoe is de cultuur op jouw afdeling of in jouw organisatie? Is structureel overwerken de maatstaf? Extreem veel overwerken zorgt ervoor dat de balans tussen inspanning leveren en hiervan voldoende herstellen wordt ontregeld. Er is onvoldoende tijd om helemaal op te laden. De batterij raakt leger, waardoor de weg van vermoeidheid naar burn-out wordt ingezet. Bovendien is overwerken niet hetzelfde als ‘productief werken’. Als mensen vermoeid raken, daalt de productiviteit ook gedurende de ‘normale werkuren’.

❗ Tip: start met het op orde krijgen van je eigen balans en stimuleer dit bij jouw medewerkers. Bespreek open met elkaar hoe je de werkcultuur ervaart en hoe je deze zou kunnen doorbreken. Dit kun je niet van de ene op de andere dag realiseren, maar is echt een proces waar tijd in gaat zitten.

3. Het werk anders organiseren of anders uitvoeren

Wat is ‘overwerk’ nu eigenlijk? Er zijn veel organisaties waar het vanzelfsprekend is dat de taken niet in de uren kunnen worden afgerond die ervoor staan. Wat doe je dan? Is dat een probleem van de medewerker die zijn eigen tijdsmanagement beter op orde moet zien te krijgen? Gewoon minder perfectionistisch moet zijn? Of het zich minder moet aantrekken als er iets fout gaat? Of ben je ook bereid om naar het aandeel van jouw eigen organisatie te kijken? Sta regelmatig stil bij de volgende vragen:

• Gooien wij er steeds weer nieuwe dingen in zonder heldere verwachtingen of prioriteitstelling?
• Gaan wij er ‘als vanzelf’ vanuit dat de medewerker wel piept (sorry voor het taalgebruik: ‘nee’ durft te zeggen) als het teveel wordt?’
• Als deze – eindelijk – ‘nee’ zegt, accepteren wij dan een ‘nee’ of leggen we de verantwoordelijkheid voor de ‘nee’ bij de medewerker zelf terug?
• Hoe verloopt onze interactie?
• Luisteren we écht naar elkaar en zijn we ook bereid om dingen anders te doen?

❗ Tip: het allerbelangrijkst is dat je open, eerlijk en transparant bent naar elkaar. Dat je, zonder elkaar de ‘schuld’ te geven, de problemen bespreekt die jullie beiden ervaren en vanuit oprechte nieuwsgierigheid naar elkaar zoekt naar oplossingen om het werk anders te organiseren of anders uit te voeren.

4. (H)erken signalen en geef steun

Als je jouw medewerkers een beetje kent en oog hebt voor hun functioneren, dan zal je vaak ook zien dat ze het zwaar hebben en dat ze signalen afgeven waaruit blijkt dat het werk minder vanzelf gaat. Dit kunnen signalen zijn van vermoeidheid, verminderde concentratie, een kort lontje, geen overzicht hebben, lichamelijke klachten, etc.

❗ Tip: als je signalen krijgt waarbij je vermoedt dat een medewerker zich overbelast of overvraagt voelt, geef deze de ruimte om tijdelijk gas terug te nemen, zodat de tijd en gelegenheid er is om te herstellen. Mochten de signalen ernstiger zijn, dan is het belangrijk de medewerker te adviseren een bedrijfs- of huisarts te bezoeken en te overwegen een professioneel begeleider te zoeken die gespecialiseerd is in het begeleiden/ coachen van mensen met stress-/ burn-out klachten.

5. Zelfkennis en zelfinzicht ontwikkelen

Naarmate een medewerker zichzelf beter kent, zorgt dat voor meer eigen inzicht en regie om ervoor te zorgen dat de medewerker in balans blijft. Daarmee kunnen stress- en burn-out klachten veelal zelf voorkomen worden. Een aantal belangrijke vragen die ik beantwoord in mijn trajecten tot zelfkennis zijn:

• Wat zijn energiegevers?
• Wat kost energie?
• Welk werk past bij mij?
• Op welke manier past dat bij mij?
• Wat voor soort werk vind ik leuk?
• Waar heb ik intrinsieke motivatie voor?
• Wat zijn bij mij de eerste stresssignalen?
• Wat heb ik nodig om goed te ontspannen?

Zo kunnen we samen echt op zoek gaan naar wie jij bent en leer je zelf ook stress- en burn-out klachten tijdig herkennen.

❗ Tip: investeer in je medewerkers en geef ze de gelegenheid om zichzelf beter te leren kennen. Dat is zeker relevant op het moment dat ze dreigen vast te lopen. Een begeleidingstraject bij Talentenexpert (https://talentenexpert.nl/werkwijze/) is hier helemaal op gericht en geeft fantastische resultaten. 

Tot slot

Zoals je in de blog hebt kunnen lezen, is het niet zo dat er van de ene op de andere dag een oplossing is voor stress en burn-out klachten. Het is een duurzame investering die wel heel waardevol is. Niet alleen voor het welzijn van de medewerkers, maar voor de algehele gezondheid van jouw bedrijf.